El Ayuntamiento sustituye el papel por el documento electrónico

Desde el 21 de octubre el Ayuntamiento de Torrent se convierte en el Ayuntamiento pone en marcha un sistema que sustituye el papel por el documento electrónico. Un plan que prevé un ahorro bianual de más de medio millón de euros, que supondrá el ahorro de papel y facilitará la tramitación de cualquier documento a los ciudadanos de Torrent. El miércoles 23 de octubre, la alcaldesa, Amparo Folgado, acompañada por el concejal de Modernización y Nuevas Tecnologías, Miguel Monterde, y el resto de miembros del equipo de Gobierno, presentará oficialmente la plataforma ClickaTorrent, a través de la cual los vecinos y vecinas de la ciudad podrán llevar a cabo todas las gestiones administrativas, sin necesidad de tener que desplazarse hasta el propio consistorio.

Medidas como las nóminas telemáticas, la digitalización del tablón de edictos o las notificaciones telemáticas con empresas aportan al Ayuntamiento de Torrent una evolución que se traduce en el ahorro. Sin contar los puntos de aprobación de actas anteriores, dar cuenta de disposiciones oficiales y ruegos y preguntas, es decir, solo expedientes en el año 2012 se trataron 468 asuntos. Si se estiman 30 folios por expediente, un total de 15.000 folios anuales se dejarán de fotocopiar o imprimir sólo para Junta de Gobierno. Aproximadamente 700.000 documentos pasarán del formato papel al electrónico
de forma que cuando un ciudadano entregue sus documentos por registro de entrada, automáticamente serán escaneados y devueltos al ciudadano para ser archivados en el expediente digital del Ayuntamiento. A partir de ese momento, todos los trámites que se realicen se moverán electrónicamente suponiendo un gran ahorro de papel para la administración.
 
La instalación de un gestor de expedientes corporativo que permitirá gestionar y tramitar los expedientes administrativos de forma electrónica y controlar los plazos y tiempos para que nos ayuden al cumplimiento de los plazos legales en la tramitación administrativa además de aligerar los tiempos. Disponer de un sistema de notificaciones y comunicaciones electrónico de forma que la relación entre la administración y los ciudadanos sea más cercana y mejore la gestión administrativa y la reducción de los plazos. Además, se implantará un sistema de digitalización certificada de documentos que nos permitirá digitalizar los documentos en papel que proceden del exterior y certificarlos de forma que se pueda garantizar que la imagen capturada de ellos es fiel a la original y no ha sido alterada bajo ningún concepto o medio. En concreto se digitalizarán las solicitudes que se registren en el Ayuntamiento y las facturas en papel.

Otro de los puntos destacables del sistema es la adopción de acuerdos de órganos colegiados por medios electrónicos. Es decir, las órdenes del día, las actas, los certificados y las notificaciones formarán parte de la gestión documental de los expedientes electrónicos incluyendo las decisiones de Alcaldía como decretos o resoluciones, los acuerdos de la Junta de Gobierno Local. Además, Torrent ha implantado un sistema de nóminas telemáticas en la línea de reducir el gasto de papel. La sustitución de las nóminas en papel por documento electrónico es alguno de los primeros pasos que se pusieron en marcha a través del Portalet del Empleado donde todos los trabajadores del consistorio pueden consultar sus nóminas, no sólo desde un ordenador del Ayuntamiento, sino desde cualquier ordenador. Una medida que supondrá un ahorro anual de 2.000 euros en el gasto de papel.

Con la implantación de la administración electrónica, el consistorio pretende llegar a un ahorro total bianual de más medio millón de euros. Con todo, el Ayuntamiento tan solo tendrá que abonar la cantidad de 72.000 euros en tres ejercicios, suponiendo un gasto mínimo en relación al ahorro que supondrá a largo plazo. Es importante destacar, que en otras administraciones españolas el gasto anual en la administración de trámites es de entre 200.000 euros y 600.000 euros. Esto convierte a Torrent en una ciudad pionera con la implantación de un sistema de administración electrónica que con un mínimo coste abonado en tres ejercicios supondrá un ahorro de más de medio millón de euros.